Mae’n bosibl ichi gyrraedd y polisi hwn am nifer o resymau - fel cyfranogwyr, rhiant, aelod o’r gynulleidfa, cyn-aelod neu gefnogwr. Waeth beth fo’r rheswm, rydym wedi ceisio gwneud y polisi preifatrwydd hwn mor rhwydd i’w ddeall â phosibl, fel y gallwch fod yn siŵr bod eich data’n cael ei gasglu, ei ddefnyddio a’i storio’n briodol. Mae’r polisi hwn yn egluro pam ein bod angen eich data, sut y byddwn yn storio a defnyddio eich data, a’ch hawliau cyfreithiol i newid neu ddileu eich data.

Mae’r rhan fwyaf o sefydliadau, boed fach neu fawr, angen casglu o leiaf rhywfaint o ddata personol i gynnal eu gweithgareddau. Os ydych chi’n berson ifanc, mae’n debyg y byddwch yn cymryd rhan yn un o’n clyweliadau, cyrsiau preswyl neu brosiectau - a bydd angen inni gasglu data personol oddi wrthych (a’ch rhieni os ydych o dan 18 oed) er mwyn sicrhau eich bod yn derbyn y profiad gorau posibl, ac i’ch cadw’n ddiogel tra eich bod gyda ni.

Os ydych wedi prynu tocynnau i berfformiad oddi wrth un o’n lleoliadau partner ledled Cymru, a’ch bod yn pryderu am eich data, yna mae’n bosibl y bydd angen ichi gysylltu’n uniongyrchol â’r lleoliad hwnnw. Cewch hyd i bolisi preifatrwydd ar wefan pob lleoliad unigol, neu cysylltwch â nhw’n uniongyrchol. Os ydych yn ansicr, cofiwch gysylltu gyda ni ac fe geisiwn eich rhoi ar y trywydd cywir.

Os hoffech ofyn cwestiynau am y polisi hwn, e-bostiwch nyaw@nyaw.org.uk ac fe geisiwn eich ateb mor fuan â phosibl. Rydym yn addo ymateb i unrhyw geisiadau ffurfiol am ddata o fewn 4 wythnos.

1. Pa ddata personol y byddwn yn ei gasglu

2. Cyfranogwyr a rhieni - pam ein bod yn casglu eich data a sut y byddwn yn ei ddefnyddio

3. Data monitro cydraddoldeb a’n holiaduron dienw

4. Derbyn gohebiaeth marchnata a chodi arian

5. Sut fyddwn yn cadw eich data’n ddiogel

6. Eich hawliau

Mae Celfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru yn gwneud popeth a allwn i warchod eich preifatrwydd a’ch data personol. Pan fyddwch yn cofrestru ar gyfer un o’n prosiectau, neu pan fyddwch yn cysylltu gyda ni, efallai y bydd angen inni gasglu a storio eich data personol. Byddwn ond yn casglu cymaint o ddata ag y byddwn ei angen i gynnal ein prosiectau, i anfon gwybodaeth atoch ac i wneud yn siŵr eich bod yn ddiogel tra eich bod ar un o’n cyrsiau preswyl.

Bydd y mathau o ddata y byddwn yn ei gasglu oddi wrthoch chi yn wahanol yn dibynnu ar pam eich bod yn cysylltu gyda ni. Gallai gynnwys:

• Eich gwybodaeth gyswllt, fel eich cyfeiriad cartref, cyfeiriad e-bost, rhif ffôn - neu rai eich rhieni

• Os ydych yn gwneud taliad, manylion eich taliad ar gerdyn a hanes eich trafodion ariannol gyda ni

• Os ydych yn ymgeisio am fwrsariaeth, prawf o incwm eich teulu a’ch amgylchiadau ariannol (gaiff ei storio’n gyfrinachol a fydd ond ar gael i’r bobol hynny sydd angen mynediad iddo)

• Data monitro cydraddoldeb dienw, fel eich anabledd, cyfeiriadedd rhywiol ac ethnigrwydd

• Os ydych yn gyfranogwr, mae’n bosibl y byddwn angen gwybodaeth am eich iechyd, yn cynnwys unrhyw gyflyrau meddygol, gofynion mynediad a pherthynas agosaf

• Os ydych yn gyn-aelod neu’n gefnogwr, er mwyn anfon gwybodaeth atoch am ein gwaith, ein digwyddiadau nesaf ac ymgyrchoedd codi arian.

Pan fyddwch yn rhoi eich data inni, mae’n bosibl y byddwn yn ei ddefnyddio at un neu fwy o’r dibenion canlynol:

I anfon gwybodaeth atoch

Byddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol er mwyn ein helpu i baratoi ar gyfer ein cyrsiau preswyl, gweithdai a chlyweliadau, ac er mwyn sicrhau eu bod yn rhedeg yn rhwydd.

Os ydych o dan 18 oed, byddwn hefyd angen gwybodaeth am eich rhieni / gwarcheidwaid yn cynnwys manylion cyswllt mewn argyfwng.

Os ydych wedi eich cofrestru ar gyfer clyweliad, cwrs preswyl, gweithdy neu brosiect, bydd angen inni gadw mewn cysylltiad rheolaidd gyda chi dros y ffôn, trwy e-bost, negeseuon testun a / neu trwy’r post er mwyn sicrhau bod gennych yr holl wybodaeth yr ydych ei angen i gymryd rhan yn ein prosiectau. Mae hyn yn wybodaeth y mae rhaid inni ei anfon atoch ac o ganlyniad ni allwch optio allan o dderbyn y wybodaeth yma os ydych am gymryd rhan. Mae hyn ond yn gymwys i wybodaeth y mae rhaid inni ei anfon atoch er mwyn ichi allu cyfranogi mewn cwrs - gallwch, wrth gwrs, optio allan o negeseuon marchnata ar unrhyw adeg heb effeithio ar eich perthynas gyda Chelfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru.

I’ch cadw’n ddiogel

Pan fyddwch yn cyfranogi mewn cwrs preswyl neu weithdy, fe fyddwn yn gofyn am ddata personol sensitif, fel eich hanes meddygol, gofynion mynediad, moddion, a manylion cyswllt mewn argyfwng ar gyfer eich perthynas agosaf. Mae angen inni gasglu’r wybodaeth yma er mwyn sicrhau eich diogelwch a’ch lles chi pan fyddwch yn cyfranogi yn un o’n prosiectau. Caiff peth o’r wybodaeth yma ei ystyried yn “sensitif” a bydd ond yn cael ei rannu gyda’r bobl hynny sydd angen gwybod, a hynny fesul achos, a’i gadw’n ddiogel gan yr aelod perthnasol o’r tîm cynhyrchu.

I gynnig bwrsariaeth i chi

Os ydych yn ymgeisio am fwrsariaeth, bydd angen inni ofyn am wybodaeth i brofi eich bod yn gymwys. Mae’n bosibl y byddwn yn gwneud hyn trwy ofyn ichi gyflwyno prawf o’ch incwm, neu incwm eich rhiant / gwarcheidwad, fel papurau cyflog. Caiff hyn ei gadw’n gyfrinachol, bydd ond yn cael ei ddefnyddio gan y person sy’n dosbarthu bwrsariaethau, a chaiff ei ddinistrio’n ddiogel pan nad oes ei angen mwyach.

I gyflawni ein hymrwymiadau cyfreithiol a / neu reoleiddiol

Mae angen peth o’r data y byddwn yn ei gasglu i gyflawni ein dyletswyddau cyfreithiol a/neu reoleiddiol. Ni fydd fyth yn cael ei rannu gyda thrydedd blaid oni bai bod rheswm cyfreithiol cymhellol ble fo rhaid inni, fel mater o ddiogelu plentyn.

Pan fyddwch yn gwneud taliad, byddwn angen cadw rhywfaint o wybodaeth i brosesu’r taliadau ariannol hyn ac i gynnal ein cyfrifon.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn gofyn ichi gwblhau holiaduron monitro cydraddoldeb, sy’n casglu data sensitif dienw fel eich cyfeiriadedd rhywiol, tarddiad ethnig neu anabledd. Bydd hyn bob amser yn cael ei gadw ar wahân i weddill eich data personol, fel ei fod yn cael ei gadw’n ddienw. Byddwn yn casglu’r wybodaeth yma er mwyn sicrhau ein bod yn cyrraedd pobl ifanc o bob cefndir, ac er mwyn cyflawni gofynion ariannu Cyngor Celfyddydau Cymru a chyllidwyr eraill. Os nad ydych am gyflwyno’r wybodaeth yma, mae gennych hawl i wrthod heb effeithio ar eich perthynas gyda Chelfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru.

Byddwn ond yn anfon gohebiaeth marchnata neu godi arian atoch os byddwch yn rhoi caniatâd penodol inni wneud hynny. Os rhoddwch ganiatâd inni, fe ddefnyddiwn eich cyfeiriad e-bost a / neu eich cyfeiriad post i anfon newyddion atoch am Gelfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru, i roi gwybod ichi am ddigwyddiadau arfaethedig, neu i’ch hysbysu am ein hymgyrchoedd codi arian.

Mae gennych hawl i newid neu i dynnu’r caniatâd hwn yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu gydag aelod o dîm Celfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru. Yn achos marchnata trwy e-bost, gallwch ddad-danysgrifio trwy ddefnyddio’r ddolen wrth droed pob e-bost.

Fodd bynnag, mae’n bosibl y bydd dal angen inni gysylltu gyda chi am bethau sydd ddim yn ymwneud â marchnata a chodi arian, er enghraifft os ydym angen anfon gwybodaeth atoch am brosiect yr ydych yn cyfranogi ynddo.

Byddwn yn storio eich data trwy ddefnyddio cronfeydd data diogel, sydd wedi eu gwarchod gan gyfrinair. Mae’n bosibl y cedwir peth o’ch data ar systemau ‘cwmwl’ - os felly, byddwn yn dewis systemau gyda nodweddion diogelwch cryfion a’r amgryptio diweddaraf, er mwyn helpu i atal mynediad anghyfreithlon. Ble fo eich data’n cael ei argraffu neu ei ysgrifennu ar bapur, caiff ei storio’n ddiogel ac yna’i ddinistrio pan nad oes angen y data mwyach.

Bydd y mwyafrif o ddata’n cael ei ddinistrio’n ddiogel pan nad ydym ei angen mwyach. Yr eithriad i hyn yw ein harchif o gyn-aelodau, allai gynnwys eich enw, eich llun, astudiaethau achos, recordiadau fideo / sain / ffotograffig o’ch perfformiadau, a gwybodaeth arall am byth fel rhan o archifau swyddogol Celfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru.

Mae gennych hawl cyfreithiol i weld eich data, neu i newid eich data os yw’n wallus. Mae gennych hawl hefyd i’r data gael ei ddileu, oni bai bod gennym reswm teg am ei gadw. Er mwyn gwneud hyn, cyflwynwch eich cais yn ysgrifenedig trwy e-bostio nyaw@nyaw.org.uk. Byddwn yn ymateb yn ffurfiol i bob ymholiad o fewn 4 wythnos i’w dderbyn.

Mae Celfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru yn Rheolydd Data cofrestredig at ddibenion y Ddeddf Diogelu Data. Os oes gennych ymholiad am eich data a’ch hawliau, gallwch gysylltu gyda ni, gan gyfeirio eich cwestiwn at y Swyddog Diogelu Data, trwy e-bostio nyaw@nyaw.org.uk neu trwy alw 029 2063 6466. Gallwch hefyd ysgrifennu atom: Swyddog Diogelu Data, Celfyddydau Cenedlaethol Ieuenctid Cymru, Swyddfa 202, 2il Lawr, Tŷ Trafalgar, 5 Plas Fitzalan, Caerdydd, CF24 0ED.

Os ydych wedi cysylltu â ni eisoes ac nad ydych yn hapus gyda’n hymateb, mae gennych hefyd hawl cyfreithiol i achwyn wrth Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.